Kan ik mijn bedrijf automatiseren? Wat u aan een systeem overlaat, en waar u begint

Wat verandert automatisering in een bedrijf?

In de meeste bedrijven gaat de tijd niet naar het werk zelf, maar naar het verplaatsen van informatie: een aanvraag uit het formulier overtypen in een spreadsheet, elke dag dezelfde vraag beantwoorden, klanten aan afspraken herinneren, het weekrapport met de hand maken.

Automatisering laat dat werk over aan een systeem. Uw team richt zich op klanten en op het eigenlijke werk, geen aanvraag raakt vergeten en elk record staat op één plek.

Kan deze taak geautomatiseerd worden? De check in 5 vragen

Beantwoord deze vragen voor de taak die u in gedachten hebt. Drie keer ja of meer: dan is het een goede kandidaat.

• Komt ze meerdere keren per week of elke dag terug?
• Gebeurt ze telkens met dezelfde stappen? Kunt u de regels voor iemand opschrijven?
• Wordt informatie met de hand verplaatst (e-mail, formulier, WhatsApp, Excel, CRM)?
• Als er iets misgaat, kan het rechtgezet worden?
• Kan wie dit doet die tijd aan iets waardevollers besteden?

Wat bedrijven het vaakst automatiseren

Elk van deze voorbeelden kan als klein, apart project starten.

• Aanvragen verzamelen: elke aanvraag via websiteformulier, e-mail of WhatsApp komt in één lijst, de juiste persoon krijgt een melding en de klant krijgt meteen een eerste antwoord.
• Afspraken en herinneringen: een bevestiging bij het boeken, een herinnering de dag ervoor, een opvolging als iemand niet komt opdagen.
• Veelgestelde vragen: een assistent die vragen over prijzen, openingsuren of bestelstatus beantwoordt met uw eigen informatie en doorgeeft wat hij niet weet.
• Offertes en facturen: conceptoffertes, herinneringen voor onbetaalde facturen, een wekelijks overzicht.
• Rapportering: verkoop, aanvragen en afspraken op één pagina, elke maandagochtend.
• Interne overdracht: wanneer een klant van verkoop naar uitvoering gaat, gaat de nodige informatie automatisch mee.

Wat blijft beter bij mensen?

Gevoelige klantgesprekken, klachten afhandelen, prijsonderhandelingen en uitzonderingen blijven bij mensen. Automatisering schrapt ze niet, maar brengt ze bij de juiste persoon met de juiste informatie.

Bij stappen met geld, persoonsgegevens of een belangrijk bericht aan een klant stopt het systeem en vraagt het om goedkeuring. Ook een taak waarbij fouten duur zijn, kan geautomatiseerd worden; de laatste beslissing blijft gewoon bij een mens.

Waar begint u?

Noteer een week lang de terugkerende taken die met de hand gebeuren: wat, wie, hoe vaak en hoe lang. Kies de taak die het vaakst terugkomt en waarbij een fout het minst kost.

Die taak wordt van begin tot eind gebouwd, gekoppeld aan uw tools en enkele weken met echte gegevens getest. Zodra ze haar nut bewijst, volgt de volgende. Projecten die alles in één keer willen veranderen, blijven vaak halverwege steken.

Heb ik nieuwe software nodig?

Meestal niet. De e-mail, agenda, Excel of Google Sheets, WhatsApp en het CRM die u al gebruikt, worden met elkaar verbonden. Welke technologie op de achtergrond draait, wordt gekozen volgens de taak; dat hoeft u niet te weten.

Het systeem draait in uw eigen accounts en is van u. U krijgt een korte opleiding en een geschreven handleiding.

Hoe Coban Labs het aanpakt

Met zijn R&D-team bouwde Mehmet Emin Çoban Digiens ERP, dat elke dag door meer dan 40 medewerkers gebruikt wordt; de verkoop-, afspraak- en WhatsApp-processen houden de gegevens van meer dan 250.000 klanten op één plek bij. Bij Kokon Global gaat elke afspraak automatisch naar de website, een spreadsheet en het CRM.

Bij Coban Labs start het pakket eerste automatisering vanaf € 1.500 en draait het binnen twee weken. In een gesprek van 15 minuten bepalen we samen welke taak u eerst automatiseert.