İşimi otomatikleştirebilir miyim? Hangi işler sisteme devredilir, nereden başlanır

Otomasyon bir işletmede neyi değiştirir?

Çoğu işletmede zaman işin kendisine değil, bilgiyi taşımaya gider: formdan gelen talebi tabloya yazmak, aynı soruya her gün aynı cevabı vermek, randevuyu hatırlatmak, haftalık raporu elle hazırlamak.

Otomasyon bu taşıma işini sisteme verir. Ekip müşteriyle ve işin kendisiyle ilgilenir, hiçbir talep unutulmaz, her kayıt aynı yerde durur.

Bu işi otomatikleştirebilir miyim? 5 soruluk kontrol

Aklınızdaki iş için aşağıdaki soruları cevaplayın. Üçüne ya da daha fazlasına evet diyorsanız iş otomasyona adaydır.

• Haftada birkaç kez ya da her gün tekrar ediyor mu?
• Her seferinde aynı adımlarla mı yapılıyor? Kurallarını birine yazarak anlatabilir misiniz?
• Bilgi bir yerden başka bir yere elle mi taşınıyor (e-posta, form, WhatsApp, Excel, CRM)?
• Bir hata olursa telafi edilebilir mi?
• Bu işi yapan kişi, o zamanda daha değerli bir şey yapabilir mi?

İşletmelerin en sık otomatikleştirdiği işler

Aşağıdakilerin her biri tek başına küçük bir proje olarak başlatılabilir.

• Gelen talepleri toplamak: formdan, e-postadan ve WhatsApp'tan gelen her talep tek listeye düşer, sorumlu kişiye haber gider, müşteriye ilk cevap hemen gider.
• Randevu ve hatırlatma: randevu alınınca onay, bir gün önce hatırlatma, gelmeyen müşteriye takip mesajı.
• Sık sorulan sorular: fiyat, çalışma saati ve sipariş durumu gibi soruları sizin bilgilerinizle cevaplayan bir asistan; cevaplayamadığını ekibe devreder.
• Teklif ve fatura takibi: teklif taslağı, ödenmemiş faturaya hatırlatma, haftalık özet.
• Raporlama: satış, talep ve randevu rakamları her pazartesi tek sayfada gelir.
• Ekip içi devir: müşteri satıştan operasyona geçtiğinde gereken bilgi kendiliğinden aktarılır.

Hangi işler insanda kalmalı?

Hassas müşteri konuşmaları, şikâyetin çözümü, fiyat pazarlığı ve kural dışı durumlar insanda kalmalıdır. Otomasyon bunları ortadan kaldırmaz, doğru kişiye doğru bilgiyle ulaştırır.

Para, kişisel veri ya da müşteriye giden önemli bir mesaj içeren adımlarda sistem durur ve onay ister. Hatası pahalı olan bir iş de otomatikleştirilebilir; sadece son karar insanda kalır.

Nereden başlamalı?

Bir hafta boyunca ekibinizin elle yaptığı tekrar eden işleri not edin: ne yapılıyor, kim yapıyor, haftada kaç kez, ne kadar sürüyor. Listeden en sık tekrar eden ve hatası en ucuz olan işi seçin.

Bu iş baştan sona kurulur, kullandığınız araçlara bağlanır ve birkaç hafta gerçek veriyle çalışır. İşe yaradığı görüldükten sonra sıradaki işe geçilir. Her şeyi bir anda değiştirmeye çalışan projeler çoğu zaman yarım kalır.

Yeni bir program almam gerekir mi?

Çoğu zaman hayır. Zaten kullandığınız e-posta, takvim, Excel ya da Google Sheets, WhatsApp ve CRM birbirine bağlanır. Arka planda hangi teknolojinin kullanılacağı işin ihtiyacına göre seçilir; bunu sizin bilmeniz gerekmez.

Sistem sizin hesaplarınızda kurulur ve size aittir. Kurulumdan sonra kısa bir eğitim ve yazılı kullanım kılavuzu verilir.

Coban Labs bunu nasıl yapıyor?

Mehmet Emin Çoban'ın AR-GE ekibiyle kurduğu Digiens ERP'yi 40'tan fazla çalışan her gün kullanıyor; satış, randevu ve WhatsApp süreçleri 250 binden fazla müşterinin kaydını tek yerde tutuyor. Kokon Global'de her randevu kendiliğinden siteye, tabloya ve CRM'e işleniyor.

Coban Labs'ta ilk otomasyon paketi €1.500'den başlar ve iki hafta içinde çalışır. Hangi işinizin önce otomatikleşmesi gerektiğini 15 dakikalık görüşmede birlikte belirleriz.